Der Data Act verpflichtet Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten (Cloud- und Edge-Services), den Wechsel zu anderen Anbietern technisch, vertraglich und finanziell radikal zu vereinfachen.

Dieser letzte Teil unseres Leitfadens zeigt konkret, was jetzt zu tun ist. Er erklärt die wichtigen Regelungen, ihre praktischen Auswirkungen und gibt praxisnahe Tipps für Anbieter und Nutzer von Datenverarbeitungsdiensten.

Business sichern, Risiken minimieren, Chancen nutzen.

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1. Das Recht auf Anbieterwechsel – “Switching”

Die Artikel 23 bis 31 verpflichten Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten (Cloud- und Edge-Services), den Wechsel zu anderen Anbietern oder auf eine eigene On-Premise-Lösung technisch, vertraglich und finanziell radikal zu vereinfachen.

1) Zwingendes Wechselrecht (Art. 25)

Provider müssen Kunden den Umzug zu Drittanbietern oder auf On-Premise-Lösungen ermöglichen.

2) Kurze Kündigungsfristen

Anbieter dürfen keine Kündigungsfristen von mehr als zwei Monaten für den Wechselprozess verlangen. Die maximale Kündigungsfrist beträgt 2 Monate zur Einleitung des Wechsels. Die maximale Frist für die Durchführung des Wechsels liegt bei 1 Monat, in Ausnahmefällen bei maximal 7 Monaten.

3) Daten- und Asset-Portabilität (Art. 25)

Anbieter müssen den Export aller exportierbaren Daten und digitalen Assets ermöglichen. Dies umfasst nicht nur Rohdaten, sondern auch Konfigurationen, Anwendungen und andere digitale Bestandteile.

4) Funktionale Äquivalenz (Art. 23 & 30)

Der Anbieter muss den Wechsel kostenlos technisch so unterstützen, dass der Kunde den Dienst bei einem neuen Anbieter mit gleicher Funktionalität weiterführen kann, soweit dies technisch machbar ist.

Rückwirkung

Die Regelungen gelten seit dem 12.09.2025 auch für bestehende Altverträge, ungeachtet vereinbarter Mindestlaufzeiten.

Zulässigkeit von Kündigungsentschädigungen (Art. 29.4)

Während der Datenexport kostenfrei werden muss, bleiben Vorfälligkeitsentschädigungen zur Amortisation von Initialkosten zulässig. Diese müssen vorvertraglich klar als solche deklariert sein und dürfen keine versteckten Exportgebühren darstellen.

2. Anwendungsbereich – Datenverarbeitungsdienste

Die Switching-Regelungen gelten für Datenverarbeitungsdienste mit folgenden Hauptkriterien:

  • Service: Digitale Bereitstellung für Kunden
  • Netzzugang: Flächendeckend und auf Abruf
  • Gemeinsame flexible Ressourcen: Skalierbare, konfigurierbare, elastischer Pool
  • Verwaltung: Minimaler Aufwand und Interaktion, schnelle Freigabe

Cloud-Computing-Dienste

Dies umfasst Infrastructure-as-a-Service (IaaS), Platform-as-a-Service (PaaS), Software-as-a-Service (SaaS) und Data-as-a-Service (DaaS).

Edge-Computing-Dienste

Hierzu gehört die dezentrale Datenverarbeitung am Netzwerkrand (auf dem IoT-Gerät selbst) zur Reduzierung von Latenzzeiten und Verbesserung der Performance.

Geschäftliche Nutzung

Die Regelungen gelten ausschließlich für professionelle B2B-Dienste, nicht für Verbraucherdienste oder private Nutzung.

3. Anwendungsbereich – Sind alle Cloud-Dienste erfasst?

Nicht jeder Cloud-Dienst unterliegt automatisch den Switching-Regeln. Die entscheidende Frage ist: Wer kontrolliert die Infrastruktur?

Die entscheidende Grauzone: “Infrastructure Control”

Entscheidend ist die Art der Implementierung und wer die Kontrolle über die Infrastruktur hat:

  • Provider-Managed – In Scope: Der Provider kontrolliert die Umgebung und Skalierbarkeit.
  • Customer-Managed – Out of Scope?: Die Software läuft im eigenen Tenant/Cloud des Kunden (Self-hosted).
  • Custom-Built – Ausnahme: Speziell für einen Kunden entwickelte Lösungen ohne breiten Marktvertrieb.

Praxishinweis: Wenn der Provider keine “allgegenwärtige, elastische Infrastruktur” liefert, sondern der Kunde diese selbst bereitstellt, greifen die Switching-Regeln oft nicht, da kein klassischer “Vendor Lock-in” auf Infrastrukturebene vorliegt.

4. Anwendungsbereich – Adressaten der Switching-Regeln

Die Pflichten und Rechte treffen Anbieter und Kunden und mittelbar auch den Zielprovider.

  • Diensteanbieter (Service Provider)

Zu den betroffenen Anbietern gehören Cloud-Service-Provider aller Größenordnungen, Edge-Computing-Anbieter, Hosting-Dienste für geschäftliche Anwendungen, Anbieter von verwalteten IT-Infrastrukturen (IaaS) sowie Anbieter von PaaS, SaaS und DaaS.

  • Kunden (Geschäftskunden)

Auf der Kundenseite fallen Unternehmen jeder Größe und Branche, öffentliche Einrichtungen und Behörden, Forschungsinstitutionen, Non-Profit-Organisationen sowie Selbstständige und Freiberufler unter die Regelungen.

Wichtig: Die Regelungen gelten nur für B2B-Beziehungen. Verbraucher als Endnutzer fallen nicht in den Anwendungsbereich des Data Act.

5. Ausnahmen von den Switching-Vorgaben

Nach Artikel 31 gelten die Switching-Verpflichtungen nicht oder nur eingeschränkt in bestimmten Fällen.

  • Rein digitale Dienste

Services ohne Integration in oder Verbindung mit vernetzten physischen Produkten (“connected products”) sind von den Switching-Pflichten ausgenommen. Diese Dienste zeichnen sich dadurch aus, dass sie keine Hardware-Komponente besitzen, keine IoT-Anbindung haben und ausschließlich cloudbasiert sind.

  • Test- und Evaluierungsversionen

Nicht-produktive Versionen für Testzwecke und Evaluierung mit zeitlicher Begrenzung fallen nicht unter die vollständigen Switching-Regelungen. Diese haben eine beschränkte Funktionalität, sind zeitlich befristet und enthalten keine Produktivdaten.

  • Maßgeschneiderte Individuallösungen

Dienste mit überwiegend individuell entwickelten Features für einen einzelnen Kunden, die nicht kommerziell im breiten Maßstab angeboten werden, sind ebenfalls ausgenommen. Diese zeichnen sich durch eine Mehrheit von Custom-Features, kundenspezifische Entwicklung und kein Standard-Angebot aus.

6. Auswirkungen auf Datenverarbeitungsdiensteanbieter

Der EU Data Act bringt erhebliche Veränderungen für Service Provider mit sich. Die neuen Verpflichtungen erfordern umfassende Anpassungen in Geschäftsmodellen, Verträgen und technischen Infrastrukturen.

  • Vertragliche Anpassungen

Bestehende und neue Verträge müssen umfassend überarbeitet werden, um den neuen Switching-Verpflichtungen zu entsprechen. Dies umfasst die Integration spezifischer Klauseln für Kündigung, Datentransfer, Übergangsfristen und Unterstützungspflichten.

  • Technische Infrastruktur

Service Provider müssen ihre technischen Systeme so gestalten, dass ein reibungsloser Datenexport und Wechsel möglich ist. Standardisierte Schnittstellen und Datenformate werden zur Pflicht.

  • Operative Prozesse

Neue interne Prozesse für Switching-Anfragen, Datenexporte und Übergangsphasen müssen etabliert werden. Support-Teams benötigen Schulungen und erweiterte Kompetenzen.

  • Geschäftsmodelle

Preismodelle müssen überdacht werden, da Lock-in-Effekte reduziert und Egress-Gebühren beschränkt werden.

Warnung: Ohne proaktive Anpassung sind Umsatz und ARR von Datenverarbeitungsdiensten massiv gefährdet. Reduzierte Wechselbarrieren erhöhen die Kundenabwanderung und erschweren langfristige Kundenbindung.

7. Kernpflicht: Wechselhindernisse beseitigen und keine neuen schaffen (Art. 23)

Artikel 23 des Data Act verpflichtet Service Provider, alle Hindernisse für den Anbieterwechsel zu beseitigen und keine neuen aufzustellen. Diese Kernpflichten zielen darauf ab, Anbieterwechsel fair, transparent und technisch machbar zu gestalten.

Die zentralen Pflichten betreffen den Vertragsabschluss, die Datenportierung, die funktionale Äquivalenz und die Entkopplung von anderen Services. Anbieter müssen aktiv Barrieren abbauen und dürfen keine neuen Wechselhindernisse schaffen.

8. Zwingende Vertragsklauseln für Switching

Artikel 25 legt zwingende Klauseln fest, die in Verträge für Datenverarbeitungsdienste aufgenommen werden müssen. Diese Klauseln sind nicht verhandelbar und bilden das Fundament für den Switching-Prozess.

1) Schriftlicher Vertrag (Abs. 1)

Ein schriftlicher Vertrag ist erforderlich. Die Bereitstellung muss vor der Vertragsunterschreibung erfolgen. Der Kunde muss den Vertrag speichern und reproduzieren können.

2) Mindestinhalte des Vertrags (Abs. 2)

a) Übergangsfrist: Die unverzügliche Datenübertragung muss spätestens 30 Kalendertage nach Ablauf der Kündigungsfrist erfolgen. Der Anbieter muss angemessene Unterstützung beim Wechsel leisten, die Dienstkontinuität gewährleisten, über bekannte Risiken informieren und ein hohes Sicherheitsniveau gewährleisten.

b) Unterstützung und Bereitstellung aller relevanten Informationen

c) Festlegung der Vertragsbeendigung

d) Kündigungsfrist: Die maximale Kündigungsfrist beträgt 2 Monate.

e) Liste aller exportierbarer Daten und digitaler Vermögenswerte

f) Ausnahmen: Liste der ausgenommenen Datenkategorien

g) Datenabrufzeitraum: Mindestens 30 Kalendertage nach Ende des Übergangszeitraums

h) Vollständige Datenlöschung nach Ablauf des Abrufzeitraums

i) Angabe der möglichen Wechselentgelte (gem. Art. 29)

3) Unterrichtungspflicht des Kunden (Abs. 3)

Der Kunde muss den Anbieter über seine Entscheidung unterrichten, ob er zu einem anderen Anbieter wechselt, zu einer eigenen IKT-Infrastruktur wechselt oder die Löschung der Daten wünscht.

4) Alternative Übergangsfrist (Abs. 4)

Bei technischer Undurchführbarkeit ist eine Verlängerung auf maximal 7 Monate möglich. Die Mitteilung muss innerhalb von 14 Arbeitstagen mit Begründung erfolgen.

5) Verlängerungsrecht (Abs. 5)

Der Kunde kann den Übergangszeitraum einmal verlängern.

Achtung: Vertragsklauseln, die diesen Mindestanforderungen widersprechen oder sie einschränken, sind unwirksam und werden durch die gesetzlichen Bestimmungen des Data Act ersetzt.

9. Weitere zwingende Vertragsklauseln für Switching

Artikel 25 bis 31 des Data Act legen weitere zwingende Vertragsbestimmungen fest, die über die Grundpflichten hinausgehen und spezifische Aspekte des Switching-Prozesses detailliert regeln.

Art. 26 – Informationspflicht

Der Anbieter muss Informationen über Wechselverfahren, -methoden und -formate bereitstellen sowie einen Verweis auf ein Online-Register mit Datenstrukturen und Normen geben.

Art. 27 – Zusammenarbeit

Alle Beteiligten arbeiten nach Treu und Glauben zusammen mit dem Ziel eines effektiven Wechsels und der Dienstkontinuität.

Art. 28 – Transparenz bei internationalem Zugang

Der Anbieter muss die Gerichtsbarkeit der IKT-Infrastruktur angeben, die Schutzmaßnahmen gegen unrechtmäßigen staatlichen Zugang beschreiben und einen Website-Verweis im Vertrag bereitstellen.

Art. 29 – Wechselentgelte

Ab dem 12.01.2027 gilt ein Verbot von Wechselentgelten. Bis dahin sind nur ermäßigte, kostendeckende Entgelte zulässig. Es besteht eine Informationspflicht vor Vertragsabschluss über diese Entgelte.

Art. 30 – Technische Aspekte

IaaS (Abs. 1): Der Anbieter muss die Funktionsäquivalenz ermöglichen und Kapazitäten, Dokumentation sowie Unterstützung bereitstellen.

Andere Dienste (Abs. 2-3): Offene Schnittstellen müssen unentgeltlich bereitgestellt werden. Die Kompatibilität mit Standards und Spezifikationen muss innerhalb von 12 Monaten nach Veröffentlichung gewährleistet sein.

Export (Abs. 5): Bei fehlenden Standards ist ein maschinenlesbares Format erforderlich.

Grenzen (Abs. 6): Es besteht keine Pflicht zu neuen Technologien oder zur Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen.

10. BEST PRACTICE: Praxistipps zur Erfüllung der erweiterten Vertragsanforderungen

Die Artikel 25 bis 31 enthalten detaillierte Anforderungen, die in der Praxis oft Herausforderungen bereiten. Diese konkreten Tipps helfen bei der rechtskonformen Umsetzung.

1) Datenexport-Katalog erstellen

Erstellen Sie eine vollständige, maschinenlesbare Liste aller exportierbaren Daten mit Kategorien, Formaten und Standards. Aktualisieren Sie diese bei jeder Produktänderung automatisch.

2) 30-Tage-Abruffrist technisch absichern

Implementieren Sie automatische Systeme, die Daten nach Vertragsende 30 Tage lang verfügbar halten und danach automatisch löschen. Dokumentieren Sie den Löschvorgang.

3) Sichere Export-Mechanismen bereitstellen

Bieten Sie verschlüsselte Download-Portale oder sichere API-Endpunkte für den Datenexport an. Stellen Sie Authentifizierung und Audit-Logs sicher.

4) Transparente Kostenstruktur kommunizieren

Veröffentlichen Sie klar, welche Kosten beim Switching anfallen und welche nicht. Beachten Sie das Verbot von Data Egress Charges ab Januar 2027.

5) Interoperabilität dokumentieren

Erstellen Sie detaillierte Dokumentation zu verwendeten Standards, APIs und Datenformaten. Zeigen Sie Kompatibilität mit gängigen Alternativanbietern auf.

6) Support-Prozesse definieren

Legen Sie fest, welche technische Unterstützung Sie beim Switching bieten (z.B. Beratung, Testumgebungen, Migrationsskripte). Schulen Sie Ihr Support-Team entsprechend.

Tipp: Erstellen Sie ein internes Switching-Playbook, das alle Prozesse, Verantwortlichkeiten und technischen Schritte dokumentiert. Dies erleichtert die konsistente Umsetzung über alle Kundenbeziehungen hinweg.

11. BEST PRACTICE: Praxistipp – Separater Transition-Annex

Regeln Sie alle Switching-relevanten Rechte und Pflichten in einem separaten Annex. Dies bietet erhebliche Vorteile für beide Vertragsparteien.

  • Strukturierte Übersichtlichkeit

Alle Switching-Bestimmungen befinden sich an einem Ort, was die Verständlichkeit erheblich verbessert und den Verhandlungsaufwand reduziert.

  • Flexibilität bei Updates

Produkt- oder servicebedingte Änderungen können durch Anpassung des Annex ohne vollständige Vertragsänderung implementiert werden.

  • Standardisierung

Ein einheitliches Annex-Template kann für alle Kundenverträge oder bestimmte Services verwendet werden, was die Effizienz in Verhandlung und Administration steigert.

Empfohlene Inhalte des Transition Annex

1. Kündigungsrecht zum Anbieterwechsel

  • Kündigungsrecht mit zweimonatiger Frist
  • Wirksamkeit der Kündigung
  • Alternative: Datenlöschung statt Wechsel

2. Wechselprozess und Übergangsphase

  • Exit-Transition-Planung
  • Modus Operandi
  • Vorgehensweise – Big Bang oder Ramp-Down
  • Termine und Meilensteine
  • Änderungsmanagement
  • Unterstützungspflicht
  • Kontinuität und Zusammenarbeit
  • Verantwortungsübergänge
  • Haftung während Übergabe (Ramp-Up/Ramp-Down)

3. Mitwirkungspflichten des Kunden und Verzug

  • Informationspflicht
  • Vertraulichkeit
  • Verzugsfolgen

4. Verlängerung der Übergangsphase

  • Anbieterseitig – Verlängerung auf 7 Monate
  • Kundenseitig – Längere Übergangsphase
  • Fortgeltung der bisherigen Vertragskonditionen
  • Scheitern oder Verschiebung der Exit Transition

5. Datenportabilität und -löschung

  • Formate – Exportierbare Daten
  • Ausnahmen (Schutz von Geschäftsgeheimnissen)
  • Abruffrist und Löschung – 30 Kalendertage

6. Vergütung und Wechselgebühren

  • Vergütung bei vorzeitiger Kündigung
  • Keine Switching Charges

7. Eskalationsverfahren und Haftung

Praxistipp: Das Transition Annex sollte integraler Vertragsbestandteil sein und bei Widersprüchen zu anderen Vertragsklauseln Vorrang haben.

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12. Maximale Wechselfristen im Data Act

Die Switching-Fristen des Data Act variieren je nach Komplexität des Projekts. Dieser Zeitstrahl zeigt die verschiedenen Szenarien von der Standardfrist bis zur maximalen Verlängerung.

Phase 1: Kündigungsfrist (0-2 Monate)

Die maximale Kündigungsfrist beträgt 2 Monate zur Einleitung des Wechsels. In dieser Phase kündigt der Kunde den Vertrag und initiiert den Switching-Prozess.

Phase 2: Datenübertragung – Standard (30 Tage)

Die maximale Datenübertragungsfrist liegt bei 30 Tagen nach Kündigung. In dieser Zeit erfolgt der Export und Transfer aller exportierbaren Daten.

Phase 3: Optionale Kundenverlängerung (variabel)

Das Verlängerungsrecht des Kunden ermöglicht einen angemessenen Zeitraum auf Wunsch des Kunden.

Phase 4: Alternative – Verlängerte Übergangsphase (bis 9 Monate)

Eine maximale zusätzliche Verlängerung von 7 Monaten ist bei Komplexität, hohem Integrationsgrad, umfangreicher Datenmigration, technischen, betrieblichen oder organisatorischen Herausforderungen sowie hochgradig kundenspezifischen Anpassungen möglich. Dies gilt nur bei begründeter Notwendigkeit und vertraglicher Vereinbarung.

Standardszenario

Im Standardszenario umfasst der Wechsel 2 Monate Kündigungsfrist, 30 Tage Datenübertragung und optional eine Kundenverlängerung. Die Gesamtdauer beträgt somit etwa 3 Monate (plus Kundenverlängerung).

Komplexes Szenario

Im komplexen Szenario sind 2 Monate Kündigungsfrist, 7 Monate verlängerte Übergangsphase und optional eine Kundenverlängerung vorgesehen. Dies führt zu einer Gesamtdauer von bis zu 9 Monaten (plus Kundenverlängerung).

Praxistipp: Die Verlängerung auf 7 Monate ist keine automatische Option, sondern muss sachlich begründet und vertraglich vereinbart werden. Die Beweislast für die Notwendigkeit liegt beim Service Provider.

13. BEST PRACTICE: Spezifikation exportierbarer Daten

Um operative Risiken zu minimieren, sollte ein Standarddokument den Umfang der exportierbaren Daten präzise, aber strategisch abgegrenzt definieren.

Der Data Act unterscheidet zwischen Pflicht-Export und nicht exportierbaren Daten. Zu den nicht exportierbaren Daten gehören sicherheitskritische Daten, Geschäftsgeheimnisse und geistiges Eigentum sowie Daten Dritter und nicht erforderliche Daten.

Zum Pflicht-Export gehören kundengenerierte Inhalte, Metadaten aus der Dienstnutzung sowie Input- und Output-Daten.

Praxistipp für Anbieter: Nutzen Sie eine eher weit gefasste Spezifizierung der von exportierbaren Daten ausgenommenen Datenkategorien.

  • Schutzrechte

Daten, die durch geistiges Eigentum (IPR) geschützt sind oder Geschäftsgeheimnisse des Anbieters darstellen, können vom Export ausgenommen werden.

  • Integrität & Sicherheit

Daten, deren Export die Sicherheit des Dienstes gefährden oder Cybersicherheits-Schwachstellen offenlegen könnte, fallen ebenfalls unter die Ausnahmen.

  • Daten Dritter & nicht erforderliche Daten

Assets oder Daten Dritter sowie Daten anderer Kunden, die für die Funktion des spezifischen Dienstes nicht zwingend erforderlich sind, müssen nicht exportiert werden.

14. Vorbereitung auf 30-Tage-Wechselfrist

Die Vorgabe der maximalen Switching-Frist von 30 Tagen stellt beide Seiten vor erhebliche operative Herausforderungen. Eine proaktive Strategie ist entscheidend für eine reibungslose Umsetzung.

1) Vorbereitung optimieren

Etablieren Sie standardisierte Export-Prozesse und automatisierte Daten-Pipelines bereits vor Switching-Anfragen. Bereiten Sie Templates und Dokumentationen vor.

2) Klare Kommunikation

Definieren Sie transparente Kommunikationswege und Eskalationsprozesse. Benennen Sie dedizierte Ansprechpartner für Switching-Anfragen auf beiden Seiten.

3) Technische Infrastruktur

Investieren Sie in Self-Service-Portale und API-basierte Export-Funktionen, die Kunden eigenständig nutzen können, um die 30-Tage-Frist einzuhalten.

4) Meilenstein-Tracking

Implementieren Sie ein robustes Projektmanagement-System mit klar definierten Meilensteinen und automatisierten Status-Updates für alle Beteiligten.

Praxistipp: Die 30-Tage-Frist beginnt bereits mit der formellen Switching-Anfrage des Kunden. Eine eindeutige Vereinbarung des späteren Startpunkts im Vertrag verhindert spätere Probleme und Streitigkeiten.

15. BEST PRACTICE: Praxistipp – Verlängerte Übergangsfrist (max. 7 Monate)

In vielen Fällen wird die Standard-Switching-Frist von 30 Tagen für komplexe Migrationen unzureichend sein. Artikel 25 erlaubt Service Providern unter spezifischen Voraussetzungen eine Verlängerung auf bis zu 7 Monate.

Praxistipp: Nutzen Sie die Möglichkeit einer verlängerten Übergangszeit mit detaillierter technischer Dokumentation der Komplexitätsfaktoren.

  • Anerkannte Verlängerungsgründe

Als anerkannte Gründe für eine Verlängerung gelten sehr große Datenvolumen (im Petabyte-Bereich), tiefe Systemintegration (mit Legacy-Systemen oder kritischer Infrastruktur), Compliance-Anforderungen (regulatorische Vorgaben mit ausgiebigem Testing), technische Abhängigkeiten (komplexe Microservices-Architekturen), Business Continuity (kritische 24/7-Systeme ohne Ausfallzeiten) sowie die Datenmigrations-Komplexität (umfangreiche Datentransformationen).

  • Umsetzungsschritte

Zunächst erstellen Sie ein Komplexitäts-Assessment mit objektiver Bewertung der technischen und organisatorischen Migration-Komplexität. Anschließend findet die Kundenkommunikation mit transparenter Darlegung der Gründe für die verlängerte Übergangszeit statt. Es folgt die vertragliche Vereinbarung mit schriftlicher Dokumentation der verlängerten Frist und deren Begründung. Abschließend wird ein detaillierter Plan mit granularem Migrationsplan und Meilensteinen erstellt.

16. BEST PRACTICE: Praxistipp – Weitere wichtige Punkte bei verlängerter Übergangsfrist (max. 7 Monate)

Bei Inanspruchnahme der verlängerten Übergangszeit müssen weitere folgende Punkte beachtet werden:

  • 14 Tage Frist einhalten

Der Service Provider muss innerhalb von 14 Arbeitstagen nach Eingang der Wechselanfragen reagieren, wenn eine Verlängerung der Übergangszeit beansprucht werden soll.

  • Begründung

Anbieter müssen eine detaillierte technische Begründung für die Notwendigkeit der längeren Übergangszeit darlegen können.

  • Margin-Risiko beachten

Längere Übergangszeiten als notwendig können zu Margin-Verlusten führen, da Dienstkontinuität und Support mit möglicherweise reduzierten Gebühren gewährleistet werden müssen.

  • Kosten von Anfang an einkalkulieren

Verlängerte Übergangszeiten und damit verbundener Aufwand sollten in die Kosten des Datenverarbeitungsdienstes bereits ab Tag 1 berücksichtigt werden.

  • Preismodelle prüfen

Die Auswirkungen auf Effizienzgewinne, Kosteneinsparungen und von Kunden geforderte Gain-Share-Preismodelle sollten bewertet werden.

17. BEST PRACTICE: Praxistipp – Definition des “erfolgreichen Wechsels”

Ein klar definiertes Ende des Wechselprozesses ist essenziell, um den Vertrag rechtssicher zu beenden und fortlaufende Aufwände und Kosten auf beiden Seiten zu vermeiden.

Definition des “erfolgreichen Wechsels”

Legen Sie im Transitionsplan fest, dass ein Wechsel als erfolgreich vollzogen gilt, wenn:

  1. Vollständiger Datenexport: Alle exportierbaren Daten, Anwendungen und digitalen Assets wurden nachweislich ohne Fehlermeldung an den Ziel-Provider übertragen.
  2. Keine Mängelmeldung (Deemed Acceptance): Der Kunde oder Ziel-Provider meldet Fehler nicht unverzüglich (innerhalb einer fest definierten, kurzen Frist, z.B. 5 Werktage). Nach Ablauf dieser Frist gilt die Migration als mängelfrei abgenommen.

Praxistipp: Implementieren Sie einen elektronischen Sign-Off-Prozess, bei dem der Kunde und der Ziel-Provider die erfolgreiche Datenübertragung bestätigen müssen. Dies schafft Rechtssicherheit für alle Beteiligten.

Rechtsfolgen: Early Termination Penalties statt Abo-Gebühren

Mit dem erfolgreichen Abschluss des Wechsels sind keine regulären Abo-Gebühren mehr geschuldet. Stattdessen greifen die (vorvertraglich vereinbarten) Early Termination Penalties, um den ARR-Verlust abzufedern.

Der Prozess verläuft wie folgt: Während der Wechselprozess läuft, werden reguläre Gebühren fällig. Nach der Bestätigung des erfolgreichen Abschlusses oder durch Deemed Termination wird der Vertrag beendet und die Early Termination Penalties greifen.

18. BEST PRACTICE: Operative Umsetzung – Transparenz- und Informationspflichten

Der Alt-Provider muss Kunden und Ziel-Provider alle notwendigen Informationen für einen reibungslosen Wechsel bereitstellen.

1)Technische Spezifikationen

Der Anbieter muss Dokumentation über verfügbare Datenformate, unterstützte Übertragungsprotokolle und Schnittstellen bereitstellen.

2) Bekannte Beschränkungen

Es besteht die Pflicht zur expliziten Nennung technischer Hindernisse, Inkompatibilitäten oder Besonderheiten, die den Wechsel erschweren oder verlängern könnten.

3) Übergabepunkt definieren

Der Anbieter muss klar definieren, bis zu welchem Punkt die Verantwortung des Alt-Providers reicht (z.B. API-Endpunkt, Datenübergabe-Schnittstelle).

Praxistipp: Erstellen Sie ein standardisiertes Informationspaket (Switching Information Package), das alle technischen Spezifikationen, Schnittstellen und bekannten Einschränkungen enthält. Dies beschleunigt den Wechselprozess erheblich.

19. BEST PRACTICE: Operative Umsetzung – Mitwirkungs- und Beistellungspflichten des Kunden

Um den Wechselprozess rechtssicher zu gestalten und Verzögerungen zu vermeiden, müssen Pflichten des Kunden vertraglich festgelegt werden.

Vier zentrale Kundenpflichten

  • Informationspflicht: Der Kunde muss alle für den Transfer notwendigen Informationen, Zugangsdaten und Genehmigungen rechtzeitig bereitstellen.
  • Drittpartei-Koordination: Der Kunde verpflichtet sich, den Ziel-Provider zur aktiven Kooperation und technischen Unterstützung auf dessen eigene Kosten zu verpflichten.
  • Schriftliche Zusage des Ziel-Providers: Der Kunde muss eine schriftliche Bestätigung des Ziel-Providers vorlegen, dass dieser den Übergang technisch unterstützt und die erforderlichen Schnittstellen bereitstellt.
  • Rechtzeitige Abnahme: Der Kunde muss übertragene Daten und Services innerhalb festgelegter Fristen prüfen und abnehmen (siehe Deemed Acceptance).

Wichtig: Diese Mitwirkungspflichten müssen explizit im Vertrag verankert werden. Sie bilden die Grundlage für Haftungsausschlüsse und Kostenersatzansprüche bei Verzögerungen.

20. BEST PRACTICE: Operative Umsetzung – Service-Kontinuität trotz Mitwirkungsverletzung

Der Data Act verbietet Wechselhindernisse kategorisch. Selbst wenn der Kunde seine Mitwirkungspflichten verletzt, muss der Provider den Dienst aufrechterhalten. Die Lösung liegt in der Haftungsübertragung, nicht in der Leistungsverweigerung.

Das Dilemma des Providers

Auch wenn der Kunde seine Mitwirkungspflichten verletzt und der Wechsel scheitert ist dem Provider jedoch verboten, den Dienst einzustellen.

Was der Provider NICHT darf

Der Provider darf den Dienst nicht bei mangelnder Mitwirkung einstellen, kein Leistungsverweigerungsrecht ausüben, den Wechselprozess nicht blockieren oder verzögern und keine zusätzlichen Hürden aufbauen.

Was der Provider MUSS/DARF

Der Provider muss den Dienst kontinuierlich aufrechterhalten; aber darf die Haftung explizit auf den Kunden übertragen. Er sollte alle Mitwirkungsverletzungen dokumentieren und kann Schadensersatz oder Vertragsstrafen verlangen.

Wichtiger Hinweis: Wenn Mitwirkungspflichten als Hauptleistungspflichten definiert sind, gilt dies nach BGB gesetzlich als ein nach dem Data Act verbotenes Leistungsverweigerungsrecht.

Praxistipp: Regeln Sie im Vertrag explizit, dass der Anbieter bei Nicht-Erfüllung der Mitwirkungspflichten ausdrücklich nicht zur Leistungsverweigerung berechtigt ist.

21. BEST PRACTICE: Operative Absicherung – Risikominderung durch Kompensationsmechanismen

Der Provider kann sich gegen Verzögerungen und Mitwirkungsverletzungen außerhalb seiner Verantwortung durch drei zentrale Kompensationsmechanismen absichern: Schadensersatz, Penalties und Aufwendungsersatz.

Drei Säulen der Risikominderung

  • Schadensersatz (Liquidated Damages): Pauschalisierter Schadensersatz für konkrete Verzögerungsschäden durch Kunden oder Ziel-Provider deckt entgangene Gewinne und zusätzliche Kosten ab.
  • Delay Penalties: Vertragsstrafen für Fristüberschreitungen bei Mitwirkungspflichten ermöglichen eine automatische Berechnung pro Tag oder Woche Verzögerung.
  • Aufwendungsersatz (Erhöhte Vorhalte-Vergütung): Dies umfasst den Ersatz tatsächlicher Mehrkosten für verlängerte Bereitstellung von Migrations-Infrastruktur, dediziertem Personal und Support-Leistungen.

Praxistipp: Eine explizite Vereinbarung im Vertrag mit transparenten Berechnungsgrundlagen ist erforderlich. Die Angemessenheit nach nationalem Recht sollte geprüft werden (AGB-Kontrolle).

22. Übersicht: Datenexport- und Wechselgebühren

Artikel 25 des Data Act regelt die Zulässigkeit und Grenzen von Gebühren für Datenexport (Egress-Gebühren) und den gesamten Switching-Prozess.

1. Datenexport-Gebühren stark beschränkt

Gebühren für den Datenexport dürfen nur noch kostenbasiert und nicht als Profit-Center kalkuliert werden. Ab 2027 sind sie für Switching-Zwecke ganz verboten.

2. Switching-Gebühren transparent

Kosten für Unterstützungsleistungen beim Wechsel müssen vorab transparent und durch tatsächlichen Aufwand gerechtfertigt sein.

3. Verbot prohibitiver Gebühren

Gebühren dürfen nicht so gestaltet sein, dass sie faktisch einen Anbieterwechsel verhindern oder unangemessen verteuern (Lock-in-Verbot).

Zulässige Kostenelemente sind:

  • Direkte Infrastrukturkosten: Rechenzeit, Bandbreite, Storage für Export-Prozesse basierend auf tatsächlichem Verbrauch
  • Personalaufwand: Aufwand für dedizierte Unterstützung durch qualifizierte Mitarbeiter zu marktüblichen Stundensätzen
  • Daten-Konvertierung: Kosten für Transformation in standardisierte, interoperable Formate wenn erforderlich
  • Dokumentation & Compliance: Aufwand für Erstellung von Exportdokumentationen, Compliance-Nachweise und technische Spezifikationen

Unzulässige Gebühren sind:

  • Pauschal-Strafgebühren: Fixe “Switching-Fees” ohne Bezug zu tatsächlichem Aufwand oder entgangenem Gewinn
  • Profit-Margen auf Egress: Markups auf Datenausgang, die über Kostendeckung hinausgehen (ab 2027 komplett verboten)
  • Versteckte Zusatzkosten: Intransparente oder nachträglich in Rechnung gestellte Gebühren ohne vorherige Transparenz

23. BEST PRACTICE: Praxistipps – Kommerzielle Gestaltung – Kündigungsentschädigung vs. Wechselgebühren

Die neuen Switching-Regelungen bringen erhebliche wirtschaftliche Herausforderungen mit sich. Insbesondere die rechtliche Aufweichung von Vertragslaufzeiten gefährdet den ARR (Annual Recurring Revenue) und die Kalkulationssicherheit bei Festlaufzeiten erheblich.

Abgrenzung: Switching Fees vs. Early Termination Penalties

Grundsatz: Verträge mit fester Laufzeit sind weiterhin zulässig, sofern ein Kündigungsrecht für den Kunden besteht.

  • Switching Charges (Verboten): Alle Gebühren, die rein für den Wechselvorgang anfallen (z.B. Data Egress Fees), müssen bis zum 12.01.2027 auf Null reduziert werden. Bis dahin sind nur direkte Kosten zulässig.
  • Proportional Early Termination Penalties (Zulässig): Proportionale Entschädigungen für vorzeitige Kündigung von Festlaufzeitverträgen bleiben laut Erwägungsgrund 72e erlaubt. Sie dienen der Amortisation von Initialkosten und Infrastrukturinvestitionen (z.B. Infrastruktur-Investments, Rabatte für Mindestlaufzeiten). Wichtig ist, dass diese zusätzlich zum Data Act auch dem nationalen Recht (z.B. AGB-Recht) standhalten und verhältnismäßig sein müssen.

Risiko: Das Risiko unverhältnismäßiger Beträge trägt der Anbieter. Unverhältnismäßig hohe Strafen gelten als rechtswidrige Wechselhindernisse, sind unwirksam und können Bußgelder nach sich ziehen.

24. Unklarheit der “Proportionalität”

Keine regulatorische Leitlinie: Es gibt bisher keine regulatorische Leitlinie, was eine “proportionale” Kündigungsentschädigung ist.

Abzug ersparter Aufwendungen: Die Forderbarkeit des vollen Restwertes des Vertrags als Entschädigung ist umstritten. Mit hoher Wahrscheinlichkeit muss ein Abzug ersparter Aufwendungen (z.B. Betriebskosten, Hosting-, Support- oder Lizenzkosten) angerechnet werden, sodass nur der tatsächliche Nettoverlust berechnet werden kann.

Vorausbezahlte Gebühren (Prepaid): Der Data Act erzwingt keine automatische Rückerstattung für bereits bezahlte Zeiträume, sofern diese vertraglich als nicht erstattungsfähige Kündigungsentschädigung deklariert sind. Allerdings könnten Klauseln, die eine Rückerstattung für noch nicht genutzte Zeiträume nach dem Wechsel ausschließen, ebenfalls als rechtswidrige Behinderung gewertet werden.

Risiko: Das Risiko unverhältnismäßiger Beträge trägt der Anbieter. Unverhältnismäßig hohe Strafen gelten als rechtswidrige Wechselhindernisse, sind unwirksam und können Bußgelder nach sich ziehen.

25. BEST PRACTICE: Praxistipps – Accounting & Reporting

Die Umsetzung der Data Act-Anforderungen erfordert nicht nur rechtliche, sondern auch strategische und finanzielle Anpassungen.

  • Umsatzrealisierung (Revenue Recognition)

Das neue gesetzliche Kündigungsrecht (ohne Vertragsbruch) gefährdet die bisherige Umsatzverbuchung (insbesondere nach US-GAAP).

  • ARR & Investor Reporting

Jährlich wiederkehrende Umsatzzahlen (ARR) für EU-Kunden müssen neu bewertet werden, da das Risiko eines plötzlichen Wechsels steigt.

  • Nachweispflicht für Initialinvestitionen

Dokumentieren Sie die kundenbezogenen Initialinvestitionen präzise, um die Verhältnismäßigkeit der Strafen im Streitfall belegen zu können. Dazu zählen Onboarding-Aufwände, Schulungen und Training, erlassene Setup-Gebühren, signifikante Vorab-Investitionen (Upfront Investments), kundenspezifische Entwicklungen sowie die Infrastruktur-Bereitstellung.

Diese Dokumentation ist essentiell für die rechtliche Verteidigung von Early Termination Penalties.

Praxistipp: Die Auswirkungen auf Revenue Recognition und Reporting sollten frühzeitig mit CFO, Wirtschaftsprüfern und Investor Relations besprochen werden. Der Data Act kann materielle Auswirkungen auf Finanzberichte haben.

26. BEST PRACTICE: Praxistipps – Vertragsanpassung

Die Umsetzung der Data Act-Anforderungen erfordert rechtliche Anpassungen an den Verträgen oder AGB.

  • Transparenz und Vertragsklauseln

Informationen über Kündigungsentschädigungen müssen dem Kunden vorvertraglich zur Verfügung gestellt werden. Die Verträge müssen Vorfälligkeitsentschädigungen ausdrücklich benennen.

  • Terminologie

Vermeiden Sie Begriffe wie “Wechsel-” oder “Transfergebühr”. Nutzen Sie stattdessen “Entschädigung zur Amortisation investierter Initialkosten”.

  • Umgang mit Vorauszahlungen

Prüfen Sie, ob vorausbezahlte Abo-Gebühren nach geltendem nationalem Recht als nicht erstattungsfähige “Early Termination Fee” einbehalten werden dürfen. Dies sollte explizit als Teil der “Early Termination Penalty” im Vertrag verankert werden.

  • Alternative Modelle

Nutzen Sie degressive Preise über die gesamte Vertragslaufzeit oder Loyalitätsboni statt reiner Strafen, um Wechselhindernisse rechtskonform zu gestalten.

Praxistipp: Das Einbehalten eines künftigen Vorteils bei vorzeitigem Wechsel dürfte wohl nicht als verbotenes Hindernis gelten.

27. Preiseffekte durch Switching

Obwohl der Data Act mehr Wettbewerb und niedrigere Preise fördern soll, kann die kurze 30-Tage-Kündigungsfrist gerade bei marktmächtigen Anbietern faktisch zu höheren Preisen führen.

  • Risikoaufschläge

Anbieter kompensieren das Risiko frühzeitiger Kündigungen und geringerem ARR durch höhere Preise von Beginn an.

  • Kürzere Investitionszyklen

Investitionen müssen schneller amortisiert werden, was zu höheren Preisen führt.

  • Marktkonzentration

Kleinere Anbieter scheiden aus dem Markt aus, was mittelfristig zu weniger Wettbewerb führt.

  • Gegenteiliger Effekt

Das Gegenteil des eigentlichen Ziels des Data Act tritt vielleicht ein: Nutzer zahlen mehr für gewonnene Flexibilität.

28. Zeitplan und Umsetzung

12.09.2025

Die vorstehend erklärten Regelungen gelten bereits.

12.01.2027

Wechselentgelte dürfen nicht mehr erhoben werden.

Der Data Act bringt Herausforderungen und Chancen – technisch, kommerziell und rechtlich.

Alle betroffenen Unternehmen sollten dringend mit der Implementierung beginnen, um Compliance sicherzustellen und Datenverarbeitungsdienste, Geschäftsmodelle und wertvolle Assets angemessen zu schützen.

29. ZUSAMMENFASSUNG: Data Act TO-DO Liste für Anbieter

Der Data Act verändert die Spielregeln für Cloud- und XaaS-Anbieter grundlegend. Bis zum 12.01.2027 müssen umfassende Anpassungen erfolgen, die sowohl vertragliche als auch technische und kommerzielle Aspekte betreffen.

1. Vertragsrevision

Überarbeitung aller Vertragsvorlagen mit Data Act-konformen Switching-Klauseln und Transition Annex

2. Preismodell-Transformation

Entwicklung Value-basierter Strategien statt Lock-in, da reduzierte Wechselbarrieren Kundenabwanderung erhöhen

3. Switching Fees eliminieren

Reduzierung reiner Wechselgebühren (z.B. Egress Fees) auf Null bis 12.01.2027; nur direkte Kosten zulässig

4. Kündigungsentschädigungen rechtssicher gestalten

Proportionale Entschädigungen für Festlaufzeitverträge zur Amortisation von Initialkosten nutzen

5. Initialinvestitionen dokumentieren

Präzise Dokumentation von Onboarding-Aufwänden, Schulungen und Infrastruktur-Investments

6. Accounting & Reporting anpassen

Prüfung der Auswirkungen auf Revenue Recognition und ARR-Reporting

7. Technische Vorbereitung

Investition in Export-APIs und standardisierte Datenformate

8. Operative Prozesse etablieren

Erstellung eines internen Switching-Playbooks für Wechsel und Datenexport

30. ZUSAMMENFASSUNG: Data Act TO-DO Liste für Kunden

Seit dem 12.09.2025 gelten die neuen Data Act-Regeln auch für bestehende Altverträge. Kunden sollten diese Chance nutzen, um bezogene Datenverarbeitungsleistungen strategisch zu optimieren und neue Verhandlungsspielräume zu erschließen.

  • Bestandsaufnahme aller Cloud, Edge und XaaS Verträge auf Data Act Compliance prüfen
  • Unwirksame Klauseln identifizieren, die das Wechselrecht behindern
  • Wirtschaftliche Re-Evaluierung von Langfristverträgen durchführen
  • Wechselkosten-Transparenz vom Anbieter einfordern
  • Wirksamkeit von Early Termination Penalties prüfen
  • Commercial-Legal-Swap als Verhandlungshebel nutzen
  • Verbesserte Leistungen und erweiterte Datenzugriffsrechte einfordern
  • Strategische Exit-Planung mit kurzen Kündigungsfristen (max. 2 Monate)

Praxistipp: Die neuen Regelungen bieten Kunden erhebliche Verhandlungsmacht. Nutzen Sie diese als strategischen Hebel für bessere kommerzielle und technische Konditionen.

31. Von der Strategie bis zur Umsetzung

Wir begleiten Sie bei der Data-Act-Transformation: Business sichern, Risiken minimieren, Chancen nutzen.

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